DOCUMENTI

Modificato il Mer, 30 Ott alle 4:03 PM

Attraverso l’area Documenti, è possibile prendere visione di tutti i documenti caricati dai fornitori (rif. Figura 16).

Nel dettaglio:

Qualifica: questa sezione contiene tutti i documenti caricati sul portale di e-procurement dal fornitore. L’elenco associa ad ogni documento presente nel portale: il fornitore dal quale è stato caricato, lo stato di qualifica del fornitore, la data di caricamento del documento a sistema, la data in cui il documento è stato rilasciato al fornitore, la data di scadenza del documento, lo stato, l’utente che ha validato il documento e lo stato reminder.

Figura 16. Portale Multiversity: sezione "Documenti"

Inerente allo stato reminder (A) (rif. Figura 17), si precisa che, è possibile visualizzare due tipologie di stato:

“Sospeso”, qualora il documento non sia più richiesto dall’utente interno oppure non più disponibile da parte del fornitore.
“Attivo”, se il documento risulta essere disponibile o, in alternativa, risulta richiesto dall’utente interno.

Inoltre, tramite la colonna Azioni, è possibile visualizzare e scaricare il documento (B) e, eventualmente, accedere allo storico (C).

Figura 17. Portale Multiversity S.p.A.: Documenti di qualifica del fornitore

Validazione Documenti: in questa sezione è possibile procedere con la validazione dei documenti, caricati dai fornitori. Tramite la colonna “Visualizza” (A) (rif. Figura 18), è possibile consultare il dettaglio dei documenti in attesa di essere visionati e procedere con la loro validazione (tramite l’icona ) o con il rifiuto (tramite l’icona ).

Figura 18. Portale Multiversity: sezione "Validazione Documenti"

Nello specifico, una volta completata la fase di valutazione dei questionari, la successiva fase di valutazione documentale richiede all’utente interno di esaminare personalmente i documenti, presentati dal fornitore, al fine di validarne l’effettiva coerenza rispetto a:

tipologia del documento richiesto;
date di rilascio e/o scadenza dichiarate all’atto della presentazione;
veridicità delle informazioni ove necessario;
presenza di documenti di riconoscimento ove richiesti (i.e. autocertificazioni).

I documenti da allegare a sistema verranno classificati per tipologia, obbligatorietà e stato giuridico. Quest’ultima proprietà è necessaria per consentire alle persone fisiche la presentazione di una serie di documenti ovviamente differenti da quelli richiesti alle persone giuridiche.

Inoltre, la classificazione documentale terrà anche conto della durata di ciascun documento, in maniera tale da consentire al sistema, in base alla data di emissione dichiarata dal fornitore per ciascun documento, di allertare automaticamente i fornitori qualificati in merito alla documentazione scaduta, che è necessario aggiornare.

Nella colonna Azioni invece, è presente l’icona, che permette all’utente interno di visualizzare lo storico dei documenti caricati in precedenza (A) (rif. Figura 19).

Figura 19. Portale Multiversity: sezione "Validazione Documenti"