Con il presente capitolo si intende fornire una risposta alle domande più frequenti, riguardanti le funzionalità del portale di e-procurement. 

Si ricorda che questo manuale illustra tutte le funzionalità del portale, ma per il singolo utente sono disponibili solo quelle associate al profilo configurato in piattaforma, sulla base del ruolo operativo all’interno di Multiversity S.p.A.

Queste ultime potrebbero variare in base alle configurazioni richieste da Multiversity S.p.A.

• Come invitare un fornitore a registrarsi

L’invito di un fornitore avviene tramite la sezione “Invito alla Registrazione”, inserendo le informazioni obbligatorie: denominazione/ragione sociale, e-mail del referente, nazione, codice fiscale e lingua. 

Da tale invito si genera una comunicazione, contente un codice alfanumerico (token) attraverso il quale il fornitore può accedere al flusso di registrazione.

• Come visualizzare le informazioni dei fornitori
  

Attraverso il portale di e-Procurement, è possibile visualizzare le informazioni e i dati rilasciati dai fornitori durante il processo di registrazione. 

A tal proposito, è possibile trovare le informazioni nella pagina, raggiungibile mediante la seguente procedura:

1. All’ interno dell’area Fornitori della barra del Menu a sinistra, selezionare la sottosezione Aziende;
2. Ricercare il fornitore attraverso i filtri disponibili nella pagina;
3. Selezionare il nome del fornitore dalla colonna Azienda.

• Come visualizzare i questionari compilati dai fornitori
  

Terminata la fase di registrazione, il fornitore deve compilare una serie di questionari, necessari a completare il suo processo di qualifica all’interno dell’albo. Per alcuni di questi è necessario allegare dei documenti aziendali. 

Per verificare lo stato documentale ed il dettaglio dei questionari, è possibile seguire la procedura riportata di seguito:

1. All’interno dell’area Fornitori della barra del Menu a sinistra, selezionare la sottosezione Vendor List
2. Ricercare il fornitore attraverso la barra di ricerca
3. Cliccare sullo Stato Documentale corrispondente al fornitore per visualizzarne i dettagli
4. Per visualizzare le risposte fornite ai questionari, cliccare sull’icona raffigurante l'occhiolino       nella colonna Azioni.

• Come visualizzare e validare i documenti inseriti dai fornitori
  

All’interno della sezione Albo fornitori, è inoltre possibile visualizzare e scaricare tutti i documenti caricati dai fornitori in fase di qualifica.

La procedura è la seguente:

1. All’interno dell’area Fornitori della barra del Menu a sinistra, selezionare la sottosezione Documenti > Validazione Documenti
2. Ricercare il fornitore attraverso la barra di ricerca
3. Cliccare sulla relativa icona dell'occhiolino nella colonna Azioni
4. All’interno della pagina che si aprirà, è possibile scaricare il documento, cliccando sul nome dello stesso
5. Per validare il documento fare click sull'icona di check, per rifiutarlo cliccare sull'icona della "x" ed inserire una motivazione che sarà inviata al fornitore via e-mail.

• Come promuovere/ respingere i fornitori in prequalifica
  

All’interno della sezione Albo fornitori, è inoltre possibile promuovere o respingere i fornitori in prequalifica.

La procedura è la seguente:

1. All’interno dell’area Fornitori della barra del Menu a sinistra, selezionare la sottosezione Vendor List
2. Ricercare il fornitore attraverso la barra di ricerca
3. Qualora lo stato documentale risulti essere “Regolare”, sarà possibile cliccare sull'icona presente nella colonna Stato Qualifica
4. All’interno del pop up che apparirà, è possibile scegliere lo stato di qualifica (qualificato, con riserva, non idoneo) flaggando sull’icona del bottone